VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA

Sự cần thiết phải tham gia chương trình TNTT/SSLP?

1.1	Thử nghiệm thành thạo (TNTT) là gì?	Thử nghiệm thành thạo (TNTT) hay PT (proficiency testing) là đánh giá việc thực hiện của các phòng thí nghiệm (PTN) tham gia theo tiêu chí đã được thiết lập thông qua so sánh liên phòng
1.2	Vai trò của TNTT?	Thử nghiệm thành thạo là một trong những công cụ quan trọng để PTN chứng minh năng lực với tổ chức công nhận, các cơ quan quản lý nhà nước và khách hàng; đồng thời TNTT cũng giúp các PTN trong theo dõi việc thực hiện, đánh giá hiệu quả đào tạo và giám sát nhân viên, so sánh phương pháp thử, xác nhận giá trị sử dụng của tuyên bố về độ không đảm bảo đo, đánh giá các đặc trưng thực hiện của phương pháp thử, xác định giá trị ấn định cho mẫu chuẩn và đánh giá sự phù hợp của mẫu chuẩn.
1.3	Sự cần thiết của thử nghiệm thành thạo	PTN muốn chứng minh năng lực kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của ISO/IEC 17025:2017.
		PTN muốn được chỉ định là tổ chức thử nghiệm bởi cơ quan quản lý có thẩm quyền
		PTN thực phẩm muốn được chỉ định là cơ sở kiểm nghiệm phục vụ quản lý nhà nước về an toàn thực phẩm
1.4	Những công việc PTN cần phải làm khi tham gia một chương trình TNTT là gì?	- Đăng ký tham gia chương trình;
		- Thanh toán chi phí (có thể kéo dài đến trước khi ban hành Báo cáo kết thúc chương trình);
		- Nhận mẫu và thử nghiệm;
		- Báo cáo kết quả thử nghiệm cho Ban tổ chức;
		- Nhận báo cáo sơ bộ, báo cáo kết thúc;
		- thực hiện hành động khắc phục, cải tiến (nếu kết quả không đạt hoặc cảnh báo)
Thông tin chung về dịch vụ TNTT của Viện KN ATVSTP Quốc gia
2.1	Dịch vụ TNTT của Viện đã được công nhận chưa?	Viện đã được Hiệp hội công nhận phòng thí nghiệm Hoa kỳ (A2LA - American Association for Laboratory Accreditation) công nhận là nhà cung cập TNTT phù hợp theo yêu cầu của ISO/IEC 17043
2.2	Phạm vi năng lực tổ chức TNTT?	Phạm vi năng lực tổ chức như phạm vi công nhận theo đường link: …
		Các nhóm chỉ tiêu Hóa lý và Vi sinh trên nền mẫu thực phẩm, thức ăn chăn nuôi, nước …
		Ngoài ra Viện cũng tổ chức các chương trình So sánh liên phòng và các chương trình TNTT khác theo yêu cầu khi đáp ứng được về năng lực và thời gian tổ chức
2.3	Cách liên lạc với bộ phận tổ chức TNTT của Viện	Phòng TNTT tiếp nhận các yêu cầu, thắc mắc của khách hàng bằng đường e-mail, fax, bưu điện hoặc gọi điện thoại trực tiếp theo các địa chỉ dưới đây:
		Hoàng Thị Thúy - Trung tâm Dịch vụ khoa học kĩ thuật
		Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm quốc gia
		Số 65 Phạm Thận Duật, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội
		Tel: 0983739653/02439331773
		E-mail: ptp.rm@nifc.gov.vn
2.4	Trong trường hợp PTN cần trao đổi với đơn vị tổ chức về vấn đề kỹ thuật thì liên hệ với ai để được hỗ trợ?	Khi có các thắc mắc, trao đổi về kỹ thuật PTN có thể liên lạc với bộ phận TNTT theo các cách như đã nêu ở mục 2.3. Chúng tôi sẽ phân loại và chuyển cho Bộ phận kỹ thuật xử lý nếu đó là trao đổi về mặt kỹ thuật. Trong trường hợp cần thiết, Bộ phận kỹ thuật sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng theo số điện thoại khách hàng cung cấp.
2.5	Viện bảo mật thông tin của PTN tham gia chương trình TNTT như thế nào?	Viện bảo mật thông tin tham gia TNTT bằng cách:
		- Viện bao gồm cả những nhân sự tham gia hoạt động tổ chức TNTT cam kết bảo mật thông tin của PTN tham gia TNTT; giữa các PTN tham gia chỉ có thông tin PTN đã được mã hóa thành mã số PTN. Viện chỉ công bố mã số của PTN cho người liên hệ và trên Phiếu thông báo kết quả kèm theo báo cáo chương trình TNTT gửi trực tiếp tới PTN. Thông tin của PTN chỉ được công khai  trong trường hợp được sự đồng ý bằng văn bản của PTN tham gia hoặc theo yêu cầu của Cơ quan chức năng.
		- Trong suốt quá trình tổ chức chương trình, mã số PTN sẽ được sử dụng như tên gọi của PTN để trao đổi thông tin, biểu diễn kết quả và đánh giá kết quả tham gia TNTT của PTN.
2.6	Trong các trường hợp nào thì đơn vị tổ chức được quyền cung cấp KQ tham gia TNTT của các PTN mà không cần báo trước cho các PTN tham gia?	Trong trường hợp PTN tham gia theo sự chỉ định của cơ quan quản lý PTN hoặc đơn vị chủ quản PTN. Viện sẽ cung cấp thông tin PTN tham gia kèm theo kết quả tham gia TNTT của các PTN trực thuộc cơ quan quản lý khi được yêu cầu mà không cần báo trước cho các PTN tham gia
PTN đăng ký tham gia chương trình TNTT như thế nào?
3.1	Đối tượng tham gia chương trình TNTT của Viện?	Tất cả các PTN có đủ điều kiện thực hiện (nhân sự, trang thiết bị, hóa chất, thuốc thử và vật tư tiêu hao) đáp ứng yêu cầu của phương pháp thử các chỉ tiêu trong chương trình TNTT và đăng ký tham gia chương trình TNTT của Viện
3.2	Phương thức đăng ký tham gia TNTT tại Viện?	Đối với các chương trình TNTT theo kế hoạch năm, Viện quản lý việc đăng ký tham gia dựa trên phiếu đăng ký tham gia. PTN có thể lấy phiếu đăng ký tham gia từ các nguồn sau:
		- Liên hệ trực tiếp đến bộ phận TNTT để được gửi Phiếu đăng ký qua e-mail;
		- Tìm kiếm và tải về từ website của Viện;
		- Đính kèm vào thư mời tham gia TNTT của Viện;
		- Thông tin từ các cơ quan chức năng (như các Bộ, các Cục, các Vụ,…).
		- Phiếu đăng ký tham gia phải có dấu mộc của công ty.Phiếu đăng ký tham gia có thể gửi cho Viện qua email, fax, hoặc đường bưu điện.
		- Hạn chót nhận đăng ký: thay đổi theo từng chương trình cụ thể
		Đối với yêu cầu tổ chức chương trình ngoài kế hoạch, PTN có thể gửi yêu cầu và thông tin liên hệ cho bộ phận tổ chức TNTT qua email, fax, bưu điện theo địa chỉ ở Mục 2.3
3.3	Viện có thực hiện các chương trình TNTT theo yêu cầu riêng ngoài kế hoạch không?	Viện có tổ chức chương trình theo yêu cầu riêng của các PTN tham gia, các bên quan tâm và yêu cầu của khách hàng. Khi chương trình TNTT khách hàng mong muốn tham gia khác với các chương trình đã có trong kế hoạch năm của Viện, PTN có thể gửi các yêu cầu cho bộ phận tổ chức TNTT, chúng tôi sẽ tư vấn và thiết kế các chương trình TNTT riêng sao cho phù hợp và thuận tiện nhất cho PTN.
3.4	Ngoài TNTT, Viện có tổ chức các chương trình so sánh liên phòng (SSLP) theo yêu cầu của khách hàng không?	Viện có tổ chức chương trình so sánh liên phòng theo yêu cầu của khách hàng. Khách hàng có mong muốn tham gia các chương trình SSLP khác với các chương trình đã có trong kế hoạch năm của Viện, vui lòng liên hệ và gửi yêu cầu tới bộ phận tổ chức TNTT, chúng tôi sẽ tư vấn và thiết kế các chương trình SSLP riêng sao cho phù hợp và thuận tiện nhất cho PTN
3.5	Một PTN có thể đăng ký mua nhiều mẫu trong một chương trình TNTT được hay không?	Để đảm bảo tính công bằng giữa các PTN và tính khách quan của kết quả TNTT, mỗi chương trình TNTT, các PTN sẽ nhận được cùng một số lượng mẫu thử như nhau để phân tích. Vì vậy, PTN không cần phải mua thêm mẫu để phân tích trong quá trình diễn ra chương trình, trừ trường hợp một khách hàng có nhiều PTN hoặc PTN muốn thực hiện nhiều hơn 01 phương pháp phân tích cho một chỉ tiêu.
		Trường hợp PTN muốn có thêm mẫu để kiểm soát chất lượng nội bộ của mình, Viện có cung cấp mẫu sau khi đã ban hành báo cáo kết thúc chương trình cho các PTN. Ngoài ra Viên có cung cấp mẫu chuẩn trên nền thực phẩm, PTN có thể liên hệ theo địa chỉ mục 2.3 để biết thêm chi tiết.
3.7	PTN có thể yêu cầu hủy, không tiếp tục tham gia chương trình TNTT sau khi đã đăng ký không?	Đối với các chương trình TNTT theo kế hoạch năm: PTN phải chịu một phần phí khi muốn hủy chương trình trong các trường hợp sau:
		- Hủy tham gia khi đã kết thúc thời hạn nhận đăng ký nhưng chưa gửi mẫu: PTN phải chịu 20 % phí tham gia;
		- Hủy tham gia khi đã gửi mẫu đến PTN: PTN phải chịu 50 % phí tham gia.
		Đối với các chương trình TNTT theo yêu cầu riêng: Việc hủy chương trình tùy theo sự thỏa thuận giữa PTN và Viện tại hợp đồng dịch vụ.
3.8	Khi PTN có thay đổi thông tin liên hệ (địa chỉ, người liên hệ…) so với phiếu đăng ký ban đầu thì phải thông báo cho ai, như thế nào?	Sau khi đã đăng ký tham gia mà PTN có thay đổi thông tin đặc biệt là người liên hệ, địa chỉ gửi mẫu phải gửi phiếu đăng ký mới về ngay cho Viện qua đường email hoặc chuyển phát. Bởi vì, trong trường hợp Ban tổ chức đã gửi mẫu theo địa chỉ cũ thì PTN phải chịu hoàn toàn chi phí gửi lại mẫu
Mẫu TNTT
5.1	Chất lượng mẫu TNTT sẽ được đảm bảo như thế nào?	Mẫu TNTT do Viện cung cấp được kiểm soát từ việc lựa chọn nguyên liệu cho đến thành phẩm
		Nguyên vật liệu sản xuất được lựa chọn từ nhà cung cấp có uy tín, chất lượng ổn định.
		Chuẩn sử dụng có nguồn gốc rõ ràng, có thông tin liên kết chuẩn theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
		Mẫu trước khi gửi tới các PTN đã được đánh giá đảm bảo độ đồng nhất, và mẫu được đánh giá đảm bảo độ ổn định cho đến khi kết thúc chương trình.
		Thêm: Viện có hướng dẫn bảo quản với từng loại mẫu và tính toán đảm bảo quá trình vận chuyển duy trì được yêu cầu bảo quản của mẫu. Khi nhận được mẫu PTN phải kiểm tra và pahrn hồi cho Viện về tình trạng của mẫu khi nhận, sau khi nhận mẫu PTN phải bảo quản mẫu theo hướng dẫn của BTC để đảm bảo mẫu không bị thay đổi chất lượng.
5.2	PTN có thể mua thêm mẫu TNTT trong khi diễn ra chương trình hoặc sau khi kết thúc chương trình không?	Để đảm bảo tính công bằng giữa các PTN và tính khách quan của kết quả TNTT, mỗi chương trình TNTT, các PTN sẽ nhận được cùng một số lượng mẫu thử như nhau để phân tích. Vì vậy, PTN không cần phải mua thêm mẫu để phân tích trong quá trình diễn ra chương trình, trừ trường hợp một khách hàng có nhiều PTN hoặc PTN muốn thực hiện nhiều hơn 01 phương pháp phân tích cho một chỉ tiêu.
		Trường hợp PTN muốn có thêm mẫu để kiểm soát chất lượng nội bộ của mình, Viện có cung cấp mẫu sau khi đã ban hành báo cáo kết thúc chương trình cho các PTN. Ngoài ra Viên có cung cấp mẫu chuẩn trên nền thực phẩm, PTN có thể liên hệ theo địa chỉ mục 2.3 để biết thêm chi tiết.
Nhận mẫu TNTT
6.3	Đối với các mẫu vận chuyển lạnh, mẫu có bị ảnh hưởng khi đá gel đã tan hết và nhiệt độ đo được > 8 oC hay không?	Đá gel gửi kèm theo mẫu với mục đích duy trì nhiệt độ của mẫu trong quá trình vận chuyển. Ngay sau khi nhận được mẫu, PTN phải kiểm tra các điều kiện bảo quản mẫu có phù hợp theo như hướng dẫn của BTC hay không và phản hồi cho BTC về tình trạng của mẫu tại thời điểm nhận mẫu. Trường hợp mẫu không đảm bảo đủ điều kiện phân tích cần phản hồi cho BTC kèm hình ảnh để BTC gửi mẫu bổ sung.
6.4	Tại sao PTN cần xác nhận về tình trạng mẫu khi nhận?	Việc xác nhận tình trạng mẫu khi nhận để BTC cập nhật được thông tin về việc mẫu đã được gửi đến PTN, tình trạng mẫu có đảm bảo để PTn thực hiện phân tích không?, BTC có cần gửi mẫu bổ sng không? BTC có cần cải tiến gì cho đợt gửi mẫu lần sau không? và đây cũng là cơ sở đánh giá nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.
6.5	Đơn vị tổ chức sẽ xử lý như thế nào trong trường hợp mẫu bị hư hỏng, bị thất lạc trong quá trình vận chuyển hay thời gian vận chuyển quá dài so với quy định?	Đối với mẫu TNTT bị hư hỏng, bị thất lạc hoặc vận chuyển quá thời gian quy định, chúng tôi sẽ xử lý như sau:
		- Nếu kịp phân tích và báo cáo kết quả đúng hẹn: Gửi lại mẫu cho các PTN;
		- Nếu không kịp phân tích và báo cáo kết quả đúng hẹn: Hủy việc tham gia của các PTN và hoàn trả lại phí tham gia (nếu đã thanh toán) cho các PTN.
Thử nghiệm mẫu tại PTN và báo cáo KQTN
7.1	Tại sao PTN cần tuân thủ Hướng dẫn thực hiện do Ban tổ chức gửi kèm mẫu?	Các PTN cần phải tuân thủ Hướng dẫn thực hiện do Ban tổ chức để đảm bảo mẫu được thử nghiệm trong các điều kiện tối ưu nhất, giảm sai số gây ra do quá trình chuẩn bị mẫu.
7.2	Tại sao PTN cần xử lý mẫu TNTT như các mẫu thông thường?	Mục đích của việc tham gia TNTT nhằm kiểm soát chất lượng thực hiện các phép thử trên các mẫu thông thường nên để việc tham gia TNTT có ý nghĩa, các PTN cần xử lý mẫu TNTT như các mẫu thông thường.
7.4	Đối với một số chương trình có yêu cầu PTN tiến hành thử nghiệm đúng ngày nhưng PTN không thể thực hiện đúng ngày thì có ảnh hưởng đến KQTN hay không?	Các chương trình TNTT được yêu cầu thực hiện đúng ngày thường là các chương trình có điều kiện lưu trữ và bảo quản mẫu khắt khe, việc thử nghiệm không đúng ngày yêu cầu có thể ảnh hưởng đển kết quả TNTT. Vì vậy, trong trường hợp không thể thực hiện mẫu TNTT đúng ngày được yêu cầu, PTN cần thông báo ngày với Ban tổ chức để có hướng dẫn cụ thể.
7.5	Tại sao PTN thường được khuyến khích báo cáo kết quả kèm theo độ không đảm bảo đo (ĐKĐBĐ)	ĐKĐBĐ của các PTN là một trong những nguồn tham khảo để ban tổ chức quyết định lựa chọn độ lệch chuẩn của chương trình sao cho phù hợp nhất với năng lực thử nghiệm của các PTN tham gia.
7.6	Các PTN có thể gửi Phiếu kết quả thử nghiệm của mình cho Ban tổ chức bằng những cách nào?	PTN có thể gửi Phiếu kết quả thử nghiệm cho Ban tổ chức qua email, fax, bưu điện theo địa chỉ đã cung cấp tại mục 2.3 hoặc theo hướng dẫn phân tích gửi kèm theo từng chương trình.
7.8	Trong các trường hợp Ban tổ chức cần PTN xác nhận lại về số liệu kết quả thử nghiệm (KQTN) đã báo cáo?	Viện sẽ liên hệ xác nhận lại (qua email hoặc fax) về kết quả với PTN tham gia khi:
		- Các thông tin, số liệu bị mờ hoặc không nhìn rõ;
		- Có nghi ngờ nhầm lẫn về đơn vị tính hoặc phương pháp thử;
		- Kết quả báo cáo không đúng với yêu cầu của BTC như thiếu số chữ số có nghĩa, sai đơn vị đo,...
7.9	Trong trường hợp PTN không thể gửi KQTN đúng thời hạn thì KQTN của PTN có được chấp nhận không?	Ban tổ chức khuyến cáo PTN trả KQTN đúng thời hạn quy định, trả KQTN sau thời hạn sẽ không được chấp nhận trừ khi đã có lý do và thỏa thuận từ trước khi hết hạn trả KQTN.
Xử lý số liệu
8.1	Các phương thức xử lý thống kê mà Viện sẽ áp dụng để xử lý kết quả TNTT của PTN tham gia?	Hiện nay, đa số các chương trình Viện xử lý thống kê để đánh giá kết quả cho các PTN tham gia theo ISO 13528:2022, ISO 5725-2:2019. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, Viện sẽ xem xét lựa chọn các tiêu chuẩn khác phù hợp để đánh giá, xem xét và diễn giải kết quả một cách phù hợp.
8.2	Như thế nào thì KQ đạt, hoặc nghi ngờ, hoặc có số lạc	Kết quả đạt: Là kết quả được đánh giá phù hợp với tiêu chí của chương trình
		Kết quả nghi ngờ/cảnh báo: Là kết quả có khả năng tiềm ẩn một số nguyên nhân gây sai số bên trong. PTN cần xem xét và có hành động giải quyết các rủi ro có thể xảy ra hoặc cải tiến lilên quan đến phương pháp hoặc việc thực hiện.
		Số lạc là dữ liệu trong một tập hợp có giá trị không nhất quán các dữ liệu trong tập hợp đó.
		Các chương trình TNTT sử dụng hệ số z-score hoặc z'-score để đánh giá kết quả TNTT của các PTN tham gia thì:
		• |z| hoặc |z'| ≤ 2,0 : Kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu;
		• 2,0 < |z| hoặc |z'| < 3,0 : Kết quả thử nghiệm nghi ngờ;
		• |z| hoặc |z'| ≥ 3,0 : Kết quả thử nghiệm không đạt yêu cầu.
8.3	Chương trình TNTT về vi sinh có yêu cầu đơn vị tính là CFU mà PTN báo cáo kết quả theo đơn vị tính là MPN thì có được xử lý không?	Ban tổ chức không đánh giá các kết quả có đơn vị khác với yêu cầu của chương trình. PTN có nhu cầu trả đơn vị khác với hướng dẫn của BTC cần liên hệ ban tổ chức khi đăng ký chương trình để được hướng dẫn chi tiết (tham gia chương trình phù hợp với phương pháp của PTN).
Báo cáo
9.1	Ý nghĩa của Báo cáo sơ bộ?	Báo cáo sơ bộ giúp PTN kiểm tra lại thông tin sơ bộ do PTN cung cấp và kết quả sơ bộ mà PTN được đánh giá; PTN có trách nhiệm phản hồi lại việc kết quả PTN trả cho BTC đã chính xác chưa? Hoặc nếu phát hiện có sự không phù hợp trong  cách tính toán và diễn giải kết quả của BTC, PTN sẽ phản hồi ý kiến của mình để được làm rõ.
9.2	Thời gian BCKT được gửi đến PTN tham gia?	Báo cáo kết thúc các chương trình TNTT do Viện tổ chức sẽ được gửi đến các PTN tham gia trong khoảng từ 2 đến 4 tuần, tùy thuộc vào số lượng chỉ tiêu có trong chương trình, kể từ khi nhận được phản hồi của PTN về báo cáo sơ bộ
9.3	Khi PTN tham gia TNTT không đạt, Viện có chính sách hỗ trợ như thế nào?	PTN có kết quả không đạt muốn thực hiện hành động khắc phục có thể đăng ký Viện hỗ trợ thông qua: - PTN có thể gửi phương pháp phân tích, quan trắc gốc và kết quả sau khắc phục để nhóm chuyên gia của Viện tư vấn tìm ra nguyên nhân. - đăng ký để Viện cung cấp mẫu chuẩn tương ứng để kiểm tra lại kết quả, tay nghề, thực hiện hành động khắc phục.